sven ufe tjarks gesellschaftsrecht p.jpgstephan fischer gesellschaftsrecht p.jpg

Formerfordernisse bei der Handelsregisteranmeldung

Wird eine Unterschrift nicht in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt und nur per Unterschriftsprobe verglichen, genügt dies nicht der öffentlich beglaubigten Form für Handelsregisteranmeldungen. 

Der Beschluss des OLG Karlsruhe vom 20.04.2022 – 1 W 25/22 (Wx)

Eine GmbH bestellte zwei neue Geschäftsführer und meldete dies beim zuständigen Registergericht zur Eintragung an. Das Registergericht wies die Handelsregisteranmeldung jedoch zurück, weil einer der beiden neuen Geschäftsführer diese nicht gemäß den deutschen Formerfordernissen unterzeichnet habe. Zwar sei auch die Anmeldung dieses Geschäftsführers von einem Notar im Ausland (vorliegend Schweiz) beglaubigt worden. Allerdings sei die Unterschrift nicht in Gegenwart des Notars geleistet worden. Der ausländische Notar habe die Unterschrift lediglich mit einer bei ihm vorhandenen Unterschriftsprobe verglichen.

Der Auffassung des Registergerichts schloss sich auch das OLG Karlsruhe (OLG) an. Dabei verwies das OLG zunächst auf § 12 Abs. 1 S. 1 HGB, wonach Anmeldungen zur Eintragung ins Handelsregister elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen sind. Dies bedeute, dass die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden müsse (vgl. § 129 Abs. 1 S. 1 BGB). Hierbei sei gem. § 40 Abs. 1 BeurkG zu beachten, dass eine Unterschrift nur beglaubigt werden soll, wenn sie in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt wird.

Wie bei der Beurkundung könne auch die Beglaubigung durch einen ausländischen Notar nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannt werden. Unter anderem muss dafür ein Verfahrensrecht zu beachten sein, „das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht“. Die durch den Schweizer Notar vorgenommene Beglaubigung einer Unterschrift auf Grund von Ähnlichkeit mit der beim Notar hinterlegten Unterschriftsprobe sei jedoch nicht mit den Vorgaben des deutschen Verfahrensrechts zu vereinen, da sie eine entsprechende Identitätsprüfung nicht gewährleiste.

Praxishinweis

Gerade bei internationalen Unternehmen kommt es nicht selten vor, dass ein Geschäftsführer zur Handelsregisteranmeldung einen ausländischen Notar, z.B. am Sitz der Konzernzentrale, wählt. Für einige Länder, u.a. die Schweiz, ist das auch grundsätzlich anerkannt. Dabei dürfen aber nicht alle im Ausland gängigen Verfahren gewählt werden. Um Unwirksamkeitsrisiken zu vermeiden, muss der Geschäftsführer seine Unterschrift tatsächlich in Anwesenheit des Notars leisten oder anerkennen und dies sollte auch aus dem Beglaubigungsvermerk hervorgehen.

Dabei ist auch zu beachten, dass neu bestellte Geschäftsführer einer GmbH über die Strafbarkeitsrisiken der von ihnen bei der Handelsregisteranmeldung abzugebenden Versicherung belehrt werden müssen. Wenn ein ausländischer Notar die Beglaubigung durchführt, der zum deutschen Recht nicht belehren kann, kann dies z.B. durch einen deutschen Rechtsanwalt erfolgen. Werden, wie im Fall des OLG, mehrere neue Geschäftsführer bestellt, ist zudem zu beachten, dass jeder Geschäftsführer die Versicherung jeweils für seine Person abzugeben hat.

Kontakt > mehr