Anspruch auf Löschung einer Abmahnung aus der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Schadensersatz wegen nicht (vollständig) erfülltem Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat in seinem Urteil vom 28.07.2023 (Az. 9 Sa 73/21) unter anderem folgendes entschieden:

• Der klagende Arbeitnehmer hat nach Ende des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Löschung (Entfernung) einer erteilten Abmahnung aus der Personalakte.

• Der klagende Arbeitnehmer hat einen Entschädigungsanspruch in Höhe von EUR 2.500 nach Art. 82 Abs. 1 DSGVO, da der Arbeitgeber dem Auskunftsbegehren des Arbeitnehmers nach Art. 15 Abs. 1 Satz 1 DSGVO nicht (hinreichend) nachgekommen ist.

Sachverhalt

Dem Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg (LAG) liegt folgender Sachverhalt zugrunde: In der Berufung streiten die Parteien nach einem beendeten Ausbildungsverhältnis u.a. noch über die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, die Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten sowie die Zahlung einer Entschädigung wegen unterbliebener Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO.

Der Kläger stand im Zeitraum vom 01.09.2016 bis 30.03.2020 bei der Beklagten in einem Ausbildungsverhältnis zum Sport- und Gesundheitstrainer sowie zum Sport- und Fitnesskaufmann. Am 05.03.2020 erteilte die Beklagte dem Kläger eine Abmahnung, da sie in dem Fitnessstudio, in dem der Kläger seine Tätigkeit verrichtete, einen USB-Stick des Klägers fand, auf dem er sensible Mitgliederdaten gespeichert haben soll und versucht habe, streng vertrauliche Geschäftsgeheimnisse der Beklagten illegal zu erhalten. Den an sich genommenen USB-Stick gab die Beklagte dem Kläger bis heute nicht zurück.

Der Kläger verlangt in einer Mail vom 25.03.2023 bis zum 03.04.2020 „Auskunft über die personenbezogenen Daten des Klägers gemäß Art. 15 DSGVO sowie Übermittlung der Personalakte des Klägers“. Aufgrund der Verletzung dieser Auskunftspflicht gem. Art. 15 DSGVO erweiterte der Kläger im weiteren Verfahrensgang die Klage um eine Schadensersatzforderung in Höhe von EUR 5.000.

Entscheidungsgründe

Das LAG entschied mit Urteil vom 28.07.2023 (Az. 9 Sa 73/21), dass der Kläger die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nach Ende des Ausbildungsverhältnisses von der Beklagten verlangen kann. Die Abmahnung enthalte personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO, da in der Abmahnung bestimmte Verhaltensweisen des Klägers beschrieben und gerügt wurden. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses seien Abmahnungen für den Zweck, für den sie in der Personalakte gespeichert worden sind, grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Abmahnungen gebe es nicht. Im Übrigen ergebe sich die Löschungspflicht auch aus § 26 Abs. 7 BDSG.

Das LAG entschied ferner, dass der vom Kläger geltend gemachte Anspruch „die Beklagte zu verurteilen, dem Kläger gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO Auskunft über seine personenbezogenen Daten zu erteilen“ nicht deshalb unzulässig sei, weil der Kläger die Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO mit der von ihm gesetzten neuntätigen Frist nicht eingehalten habe, sondern weil er nicht hinreichend bestimmt sei. Das LAG führte in seiner Begründung aus, dass zur Prüfung der Bestimmtheit des Urteilsausspruchs Tatbestand und Entscheidungsgründe ergänzend heranzuziehen seien, wenn die Urteilsformel den Streitgegenstand und damit den Umfang der Rechtskraft für sich gesehen nicht erkennen lasse. Daran fehle es hier. Sowohl der verwendete Begriff der Auskunft als auch die vage Umschreibung der personenbezogenen Daten verlagere letztendlich die Frage der Erfüllung in die Zwangsvollstreckung, was nicht zulässig sei. Der Kläger hätte stattdessen von der Möglichkeit einer Stufenklage Gebrauch machen können, mit der er in der ersten Stufe von der Beklagten verlangt, ihm mitzuteilen, über welche personenbezogenen Daten die Beklagte zu eins über den Kläger verfügt, um dann gegebenenfalls in einer zweiten Stufe die eidesstattliche Versicherung der Richtigkeit der Auskunft zu verlangen.

Das LAG entschied allerdings trotzdem, dass der Kläger einen Anspruch auf Zahlung einer Entschädigung in Höhe von EUR 2.500 wegen der zum Teil erheblich verspäteten und zum Teil gar nicht vorgenommenen Erfüllung der Verpflichtung zur Auskunftserteilung nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO habe. Dem Kläger stehe ein Anspruch auf Auskunftserteilung nach Art. 15 Abs. 1 Satz 1 DSGVO ohne weiteres zu. Der mit der E-Mail vom 25.03.2020 geltend gemachte Anspruch sei auch hinreichend bestimmt, um ein Tätigwerden der Beklagten im Sinne einer Auskunftserteilung zu veranlassen. Zwar habe die Beklagte mitgeteilt, sie hätte nur diejenigen Daten gespeichert, die für die Erstellung eines Zeugnisses notwendig seien, bestehend aus Namen, Geburtsdatum, postalischer Anschrift, Arbeitsplatzbeschreibung und Arbeitszeiterfassung und darüber hinaus seien keine Daten gespeichert. Sie hätte aber zudem auch darüber Auskunft erteilen müssen, über welche Daten, die sich auf dem USB-Stick des Klägers befunden haben, sie weiterhin verfüge. In jedem Fall war die Auskunft der Beklagten unvollständig. In Abwägung dieser Gesamtumstände sah das LAG eine Entschädigung von EUR 2.500 als angemessen an.

Hinweis für die Praxis

Das Urteil zeigt, wie sensibel Arbeitgeber mit Arbeitnehmerdaten umzugehend haben. Abmahnungen sollten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus der Personalakte generell gelöscht werden. Es dürfte mittlerweile bekannt sein, dass Arbeitnehmer einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten haben. Zwar war vorliegend der geltend gemachte Anspruch nach Art. 15 DSGVO prozessual nicht hinreichend bestimmt, der Arbeitgeber muss diesem Auskunftsanspruch außerprozessual aber dennoch hinreichend nachkommen, um Schadensersatzansprüche zu vermeiden. Stellt der Arbeitnehmer eine zu kurze Frist ist dies nicht schädlich, der Arbeitgeber muss innerhalb der gesetzlichen Fristen dem Auskunftsverlangen nachkommen.