Die E-Rechnungspflicht im B2B-Verkehr ab 2025
Eine Elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig im B2B-Bereich verpflichtend. Diese dient der Ermöglichung eines elektronischen Meldesystems, welches aus den Daten der E-Rechnungen gespeist werden soll. Das geplante Rechnungssystem wird zunächst EU-weit und daraufhin auf nationaler Ebene umgesetzt werden. Die EU-weite Umsetzung ist nach dem Zeitplan der EU bis zum Jahre 2028 geplant, wobei bereits Verschiebungen auf 2030, beziehungsweise 2032 im Gespräch sind. Erst wenn die EU-weite Umsetzung erfolgt ist, soll das deutsche Rechnungssystem eingeführt werden.
Was ändert sich für Sie?
Ab dem 1. Januar 2025 ist die Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen verbindlich. Zudem muss deren Verarbeitung und revisionssichere Archivierung sichergestellt werden. Ab diesem Zeitpunkt ist die Fakturierung mittels E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr grundsätzlich verbindlich. Es gelten jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, welche elektronisch übermittelt, empfangen und ausgewertet werden kann. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzungen also nicht mehr.
Dabei muss das strukturierte elektronische Format der Rechnung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Dies ist zum Beispiel schon jetzt der Fall bei der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen zur Anwendung kommt oder dem ZUGFeRD-Format, welches eine Kombination aus PDF-Format und XML-Datei darstellt. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bei Verwendung von hybriden Formaten der strukturierte Teil der führende sein soll.
Welche der möglichen Formate verwendet werden soll, ist zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zu vereinbaren.
Sonstige Rechnungen, welche nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, sind nunmehr nicht nur Papierrechnungen, sondern auch Rechnungen, welche in einem elektronischen Format, wie JPG, oder PDF übermittelt werden.
Sind Sie betroffen?
Sie müssen grundsätzlich bei der Leistung zwischen Unternehmern eine E-Rechnung erstellen. Voraussetzung ist dabei weiter, dass leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Diese Pflicht trifft spätestens ab 2028 auch Kleinunternehmer.
Bei Rechnungsstellung an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedsstaaten trifft Sie bislang nicht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Im Rahmen der „VAT in the Digital Age“-Initiative der europäischen Kommission ist jedoch geplant, die elektronische Rechnungslegung auch im grenzüberschreitenden B2B-Verkehr für Unternehmer als Pflicht ab 2028 zu gestalten. Bislang wurde der ViDA-Initiative jedoch nicht abschließend zugestimmt.
Können Sie Übergangsregelungen in Anspruch nehmen?
Für den Empfang von E-Rechnungen sind Übergangsregelungen nicht vorgesehen. Der Empfang ist somit bereits ab dem 1. Januar 2025 zu ermöglichen.
Für Aussteller von Rechnungen sind aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands jedoch Übergangsregelungen vorgesehen.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmer für ihre B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen (z.B. Rechnungen im PDF- oder Papierformat) verwenden. Allerdings muss der Rechnungsempfänger wie bisher einer Abrechnung in einem sonstigen elektronischen Format (andere als die E-Rechnung) zustimmen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, welche in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Der Unterschied zu einer E-Rechnung liegt dabei in der elektronischen Verwertung, welche keine Voraussetzung für eine Rechnung in einem sonstigen elektronischen Format ist.
Bis Ende 2027 dürfen Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Auch hier gilt, dass der Rechnungsempfänger der Verwendung von elektronischen Rechnungen (andere als die E-Rechnung) im sonstigen Format zustimmen muss.
Überschreiten Sie die Umsatzgrenze, so verbleibt Ihnen für 2027 die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Sie besitzen somit nicht mehr die Möglichkeit Papierrechnungen auszustellen. Rechnungen, welche durch EDI-Verfahren übermittelt wurden, erfüllen nicht zwingend die Voraussetzung einer E-Rechnung.
Ab dem Jahre 2028 ist die Fakturierung mittels E-Rechnung für alle Umsätze im B2B-Bereich im Inland zwingend zu verwenden. Dies gilt dann auch für Kleinunternehmer.
Entsprechen der obigen Ausführungen ist das Verwenden der E-Rechnung nicht von einer Zustimmung des Rechnungsempfänger abhängig. Dieser hat die Empfangs- und Verarbeitungsmöglichkeit schon ab Anfang 2025 sicherzustellen. Im B2C-Verkehr verbleibt es jedoch bei der Zustimmungserfordernis für das Verwenden der elektronischen Rechnungsstellung.
Welche sachlichen Ausnahmen gelten bei der E-Rechnungsstellung?
Ausgenommen von der zwingenden Erstellung von E-Rechnungen sind nur Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro), sowie Fahrausweise. Bei diesen ist das Verwenden von sonstigen Rechnungen (z.B. Rechnungen im PDF-, Papierformat) weiterhin möglich.
Zusammenfassung
Ab dem 1. Januar 2025 ist im inländischen B2B-Verkehr die Empfangsmöglichkeit von E-Rechnung Pflicht. Einige Unternehmer müssen ab diesem Zeitpunkt bereits E-Rechnungen erstellen. Aus diesem Grund ist zu prüfen, ob Sie möglicherweise Übergangsregelungen in Anspruch nehmen können. Dabei ist zu beachten, ob Sie die Zustimmung für das Verwenden von sonstigen Rechnungen vom Rechnungsempfänger benötigen.
19. Juli 2024