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Erforderlichkeit der elektronischen Zugangsbestätigung bei elektronischer Ausübung des Stimmrechts im Rahmen von Hauptversammlungen

Seit dem Frühjahr 2020 finden viele Hauptversammlungen pandemiebedingt nicht in Präsenz, sondern virtuell statt. Ermöglicht wurde dies durch das COVID-Abmilderungsgesetz, das unter anderem die Möglichkeit eröffnet, Hauptversammlungen auch ohne besondere Ermächtigung durch die Satzung oder eine Geschäftsordnung virtuell abzuhalten. Diese Möglichkeit besteht bis 31. August 2022. Angesichts der derzeitigen Entwicklung des Pandemiegeschehens ist davon auszugehen, dass Hauptversammlungen auch in nächster Zeit vielfach virtuell abgehalten werden.

Mit der virtuellen Hauptversammlung ist in der Regel auch die elektronische Stimmabgabe verbunden. Aber auch pandemieunabhängig besteht die Möglichkeit, Aktionären die virtuelle Teilnahme sowie die elektronische Ausübung ihres Stimmrechts zu ermöglichen. Voraussetzung hierfür ist gem. § 118 Abs. 1 S. 2 AktG, dass die Satzung dies vorsieht oder den Vorstand dazu ermächtigt dies vorzusehen. Zudem kann die Satzung gem. § 118 Abs. 2 S. 1 AktG auch die Möglichkeit einer elektronischen „Briefwahl“ vorsehen. Hierfür genügt es, wenn ein Kommunikationskanal eröffnet wird, der den Aktionären vor oder auch noch während der Versammlung die Stimmabgabe ermöglicht.

Wird das Stimmrecht elektronisch ausgeübt, muss die Gesellschaft dem Abgebenden den Eingang der Stimme unmittelbar nach der Stimmabgabe elektronisch bestätigen. Das gilt sowohl für die elektronische Stimmabgabe im Rahmen der virtuellen Teilnahme an einer Hauptversammlung als auch für die elektronische Stimmabgabe ohne eine virtuelle Teilnahme. Zweck der Regelung ist es, den Aktionär über die erfolgreiche Übermittlung seiner Stimme zu informieren, um ihm im Falle des Ausbleibens der Bestätigung die Wiederholung der Stimmabgabe zu ermöglichen. Außerdem kann der Aktionär bei Nichtberücksichtigung der Stimme ggf. Anfechtungsklage erheben.

Um den Zugang der elektronisch abgegebenen Stimme unmittelbar bestätigen zu können, muss die Bestätigung in aller Regel automatisiert erfolgen. Dabei kann sich die Aktiengesellschaft auch eines technischen Dienstleisters bedienen. Die Zugangsbestätigung muss gem. § 118 Abs. 1 S. 3 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 1 i.V.m. Tabelle 6 VO (EU) 2018/1212 die folgenden Angaben enthalten:

1. Eindeutige Kennung der Bestätigung des Eingangs der Stimmen mittels einer eindeutigen Nummer
2. Angabe, dass es sich um die Bestätigung des Zugangs der Stimme handelt
3. Eindeutige Kennung der Veranstaltung
4. ISIN (sofern die AG börsennotiert ist)
5. Datum der Hauptversammlung
6. Name des Emittenten bzw. der Aktiengesellschaft
7. Name des Bestätigenden (Aussteller der Bestätigung)
8. Name der Person, die abgestimmt hat
9. Name des Aktionärs

Folgen eines Verstoßes gegen die Bestätigungspflicht

Wird die Bestätigung des Zugangs einer elektronisch abgegebenen Stimme gar nicht oder nicht in der vorgeschriebenen Weise erteilt, stellt dies gem. § 405 Abs. 2a Nr. 7 AktG eine Ordnungswidrigkeit dar, die gem. § 405 Abs. 4 AktG mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann.

Ein Verstoß gegen die Bestätigungspflicht stellt zudem grundsätzlich einen zur Anfechtung eines Beschlusses berechtigenden Verfahrensfehler dar. Erfolgt der Verstoß gegen die Bestätigungspflicht im Rahmen von Hauptversammlungen, die bis einschließlich 31. August 2022 stattfinden, regelt § 1 Abs. 7 COVMG aber, dass die Anfechtung eines Beschlusses der Hauptversammlung nicht auf die Verletzung der Bestätigungspflicht gestützt werden kann, es sei denn, dem Vorstand ist Vorsatz nachzuweisen. Das kommt in Betracht, wenn der Vorstand die Zugangsbestätigung bewusst unterlässt.

Abgesehen von dieser Sonderregelung gilt für alle Hauptversammlungen, auch für solche, die nach dem 31. August 2022 stattfinden, dass es in aller Regel an der für eine erfolgreiche Anfechtung erforderlichen Relevanz des Fehlers für das Beschlussergebnis fehlen wird. Denn wenn nur die Zugangsbestätigung fehlt, die Stimme aber ordnungsgemäß gezählt wurde, hat die unterbliebene Bestätigung keine Auswirkungen auf das Beschlussergebnis. Die Anfechtung des Beschlusses kann dann nicht auf die nicht erfolgte Zugangsbestätigung gestützt werden.

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