GmbH-Gründung im Ausland – Anforderungen an Beglaubigungsvermerk

Die GmbH-Gründung ist auch für Personen, die sich im Ausland aufhalten, in Deutschland möglich. Hierzu ist insbesondere für den Abschluss des Gesellschaftsvertrages ein Bevollmächtigter vor Ort zu bestellen. Für die im Ausland notariell zu beurkundende Vollmacht ist dabei insbesondere von Bedeutung, dass die Identität des bevollmächtigenden Gesellschafters anhand des Beglaubigungsvermerks zweifelsfrei feststellbar ist. Dies war Gegenstand eines Beschlusses des OLG Bremen.

Anlass für den Beschluss war, dass der Beglaubigungsvermerk lediglich den Namen des Bevollmächtigenden (also des künftigen Gesellschafters) in teils abgekürzter Form aufwies. Weitere Angaben zu Geburtsdatum und Wohnort des Bevollmächtigenden fehlten. Das Registergericht verweigerte die Ersteintragung und machte die Anmeldung auf Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister zu Recht von der Vorlage eines Beglaubigungsvermerks abhängig, der eine eindeutige Identitätsprüfung des Bevollmächtigenden erlaubt (hierzu OLG Bremen, Beschluss vom 14.12.2021 – 2 W 31/21).

Das erscheint nur konsequent. Denn bei Ersteintragung einer GmbH prüft das Registergericht insbesondere, ob die Gesellschaft ordnungsgemäß errichtet ist. Gemäß § 2 Abs. 2 GmbHG ist die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages durch Bevollmächtigte nur auf Grund einer notariell errichteten oder beglaubigten Vollmacht zulässig. Dies soll Zweifel und Streitigkeiten über die Legitimation der Vertreter verhindern. Die Anforderungen an die Beglaubigung ergeben sich dabei insbesondere aus dem Beurkundungsgesetz sowie aus der Dienstordnung für Notare, wobei der deutsche Konsularbeamte im Ausland hierfür zuständig ist. Demgemäß muss sich die Bezeichnung der unterzeichnenden Person aus dem Beglaubigungsvermerk selbst ergeben – eine Hinzuziehung des unterschriebenen Textes ist zur Identifizierung der Person nicht ausreichend und auch nicht zulässig. Die in den Beglaubigungsvermerk aufzunehmenden Merkmale zur Bezeichnung des Unterzeichners sind außerdem verbindlich bestimmt: bei der Bezeichnung natürlicher Personen ist neben dem Namen das Geburtsdatum, der Wohnort und die Wohnung, ggf. auch ein abweichender Geburtsname anzugeben. Die vorgelegte Vollmacht entsprach den Anforderungen nicht – der Beglaubigungsvermerk wies kein Geburtsdatum oder den Wohnort des Erklärenden aus, sondern lediglich den Namen des Bevollmächtigten, teils in abgekürzter Form. Eine solche Beglaubigung lässt die vom Registergericht von Amts wegen zu treffende Feststellung, dass der im Gesellschaftsvertrag bezeichnete Gesellschafter, für den der Bevollmächtigte den Gesellschaftsvertrag unterzeichnet, auch die hierzu erforderliche Vollmacht erklärt hat, nicht zu.

Bestehen berechtigte Zweifel des Registergerichts an der ordnungsgemäßen Errichtung der GmbH, sollte die Gesellschaft durch Eintragung in das Handelsregister nicht zur Entstehung gelangen – das gilt sowohl im Interesse des Gläubigerschutzes als auch hinsichtlich eines präventiven Schutzes der Mitgesellschafter.

Um eine Gesellschaft ordnungsgemäß zu errichten und im Handelsregister eintragen zu lassen, empfiehlt es sich, den Gründungsprozess samt Erstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen von Fachkundigen begleiten zu lassen – das gilt gerade auch bei Gesellschaftsgründungen, die „aus dem Ausland heraus“ erfolgen. Damit werden Rückfragen oder gar eine Zurückweisung der Eintragung seitens des Registergerichts vermieden.

Das gilt auch für die künftige Neuerung im Bereich der GmbH-Gründung: Ab dem 01.08.2022 wird unter bestimmten Voraussetzungen eine Gründung mittels Videokommunikation („Online-Gründung“) gemäß dem künftigen § 2 Abs. 3 GmbHG möglich sein. Hiernach können die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages sowie im Rahmen der Gründung der Gesellschaft gefasste Beschlüsse der Gesellschafter im Fall einer Gründung ohne Sacheinlagen auch mittels Videokommunikation gemäß den neuen §§ 16a bis 16e des Beurkundungsgesetzes erfolgen. Die nähere Ausgestaltung und die Auswirkungen, insbesondere bzgl. einer Gründung im Ausland, bleiben noch abzuwarten. Die Erteilung einer Vollmacht wird für den im Ausland befindlichen Gesellschafter jedenfalls für die Eintragung der Anmeldung zum Handelsregister weiterhin erforderlich bleiben.