Veränderungsspalte in der GmbH-Gesellschafterliste

Das Fehlen der Veränderungsspalte in der Gesellschafterliste steht der Aufnahme der Gesellschafterliste zum Handelsregister nicht entgegen.

Zum Sachverhalt

Bei einer GmbH gab es einen Gesellschafterwechsel. Der beurkundende Notar reichte auch eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister ein. Dort fehlte jedoch eine Veränderungsspalte, aus der die Veränderungen ersichtlich  gewesen wären. Das Registergericht lehnte deswegen die Hinterlegung der Gesellschafterliste beim elektronischen Handelsregister ab. Hiergegen legte der Notar Beschwerde ein.

Die Entscheidung des OLG Hamm vom 06.04.2020 (Az. 27 W 26/20)

Das OLG Hamm gab dem Notar Recht. Es entschied, dass trotz der fehlenden Veränderungsspalte die Gesellschafterliste im Handelsregister zu hinterlegen sei. Es gebe zwar die sog. Gesellschafterlistenverordnung, nach der Veränderungen (z.B. die Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen, die Einziehung oder Übertragung von Geschäftsanteilen oder Kapitalmaßnahmen) in eine Veränderungsspalte eingetragen werden sollen. Auch wenn die Veränderungsspalte fehle, müsse die Gesellschafterliste aber im elektronischen Handelsregister hinterlegt werden.

Anmerkung

Ändern sich die Gesellschafter einer GmbH (z.B. durch Übertragung ihrer Geschäftsanteile) oder der Umfang ihrer Beteiligung (z.B. durch Kapitalmaßnahmen), muss eine neue Gesellschafterliste zum Handelsregister eingereicht werden (§ 40 GmbHG). Dafür sind entweder die Geschäftsführer der Gesellschaft oder – wenn an den Änderungen ein Notar mitgewirkt hat – der Notar zuständig. Die Einreichung der neuen Gesellschafterliste ist vor allem deswegen wichtig, weil im Verhältnis zur Gesellschaft nur die in die Gesellschafterliste eingetragenen Personen als Gesellschafter gelten und Gesellschafterrechte ausüben können (§ 16 GmbHG). Bei einer unrichtigen Gesellschafterliste besteht zudem die Gefahr eines gutgläubigen Erwerbs der Geschäftsanteile durch Dritte.

Die Gesellschafterliste kann nicht frei gestaltet werden, sondern sie muss bestimmte Formalien erfüllen (§ 40 GmbHG): Die Geschäftsanteile müssen nummeriert sein und der Nennbetrag aller Geschäftsanteile und ihr prozentualer Anteil am Stammkapital der Gesellschaft müssen angegeben werden. Seit Juli 2018 sind weitere formelle Anforderungen in der sog. Gesellschafterlistenverordnung geregelt. Danach sollen u.a. die Veränderungen, aufgrund derer eine neue Gesellschafterliste eingereicht wird, in eine Veränderungsspalte eingetragen werden. Die Änderungen im Gesellschafterbestand sollen dadurch besser nachvollzogen werden können.

Wenn die Veränderungsspalte fehlt, hat das allerdings keine unmittelbaren Rechtsfolgen. Auch eine Gesellschafterliste ohne Veränderungsspalte muss vom Registergericht grundsätzlich hinterlegt werden – so entschied es nun das OLG Hamm. Ungeachtet dessen ist eine Veränderungsspalte häufig sinnvoll. Durch sie können Nachfragen des Registergerichts – und damit Verzögerungen – vermieden und Gesellschaftern, Geschäftsführern und Dritten langfristig das Nachvollziehen der Änderungen im Gesellschafterbestand erleichtert werden. Es ist daher im Regelfall empfehlenswert, nicht nur die zwingenden formellen Vorgaben zur Gesellschafterliste (Nummerierung der Geschäftsanteile etc.) zu beachten, sondern auch eine Veränderungsspalte mit aufzunehmen (z.B. wenn Geschäftsführer nach einer Teilung, Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen eine neue Gesellschafterliste einreichen).

Besonderheiten gelten für die sog. Bereinigungsliste. Eine solche kann man einreichen, wenn die bis dahin hinterlegte Gesellschafterliste so unübersichtlich nummeriert ist, dass es einer neuen Nummerierung bedarf. Die Bereinigungsliste muss zwingend eine Veränderungsspalte enthalten und darf ohne eine Veränderungsspalte nicht im Handelsregister hinterlegt werden.