Reihenfolge bei Einreichung mehrerer GmbH-Gesellschafterlisten

Mehrere gleichzeitig eingereichte Gesellschafterlisten sind vom Registergericht in chronologischer Reihenfolge in den Registerordner aufzunehmen.

Hintergrund

Ein Notar beurkundete verschiedene Veränderungen in den Beteiligungsverhältnissen einer GmbH und übermittelte anschließend verschiedene, die Veränderungen wiedergebende Gesellschafterlisten mit der Bitte um Hinterlegung in einer bestimmten Reihenfolge an das Registergericht. Das Registergericht hinterlegte die Gesellschafterlisten jedoch in einer abweichenden Reihenfolge. Daraufhin beantragte der Notar, die Listen entweder neu zu ordnen oder sie vollständig aus dem Handelsregister zu löschen, sodass er sie erneut einreichen könne. Nachdem das Registergericht diesem Antrag nicht nachkam, erhob der Notar Beschwerde, über die zuletzt das OLG Düsseldorf entschied.

Der Beschluss des OLG Düsseldorf vom 18.03.2019, Az. 3 Wx 53/18

Die Beschwerde des Notars war erfolgreich. Das OLG Düsseldorf führte aus, dass mehrere, am gleichen Tag eingereichte Gesellschafterlisten im Handelsregister in chronologischer Reihenfolge zu hinterlegen sind. Dies gelte gerade dann, wenn der einreichende Notar eine bestimmte Reihenfolge vorgebe.

Anmerkung

Eine neue Gesellschafterliste ist nach § 40 GmbHG immer dann unverzüglich einzureichen, wenn in Bezug auf die Gesellschafter oder die Geschäftsanteile einer GmbH Veränderungen eintreten (z.B. Gesellschafterwechsel, Namens- oder Anschriftswechsel beim Gesellschafter, Teilung oder Zusammenlegung von Geschäftsanteilen, Schaffung neuer oder Einziehung bestehender Geschäftsanteile). Hierfür zuständig sind entweder die Geschäftsführer der GmbH oder – wenn an den Veränderungen ein Notar mitgewirkt hat – der Notar. Wenn verschiedene Veränderungen aufeinander folgen (z.B. eine Teilung von Geschäftsanteilen und anschließend eine Anteilsabtretung), ist für jede dieser Veränderungen eine neue Gesellschafterliste einzureichen. Dies gilt selbst dann, wenn zwischen den Veränderungen jeweils nur wenige (logische) Sekunden liegen.

Grund hierfür sind die rechtlichen Wirkungen, die an die Gesellschafterliste geknüpft sind: denn nur derjenige, der in die zuletzt beim Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste eingetragen ist, gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Gesellschafter und damit als Träger der Gesellschafterrechte (§ 16 GmbHG). Daher ist es wichtig, dass die zuletzt hinterlegte Gesellschafterliste dem aktuellen Stand entspricht; andernfalls ist gegebenenfalls jemand als Gesellschafter ausgewiesen (und kann dementsprechend die Gesellschafterrechte wahrnehmen), der diese Stellung schon verloren hat. Auch für zukünftige Veräußerungen des Unternehmens ist es wichtig, dass die hinterlegten Gesellschafterlisten ein konsistentes Bild bieten. Denn ein Unternehmenserwerber prüft regelmäßig die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Eigentumsverhältnisse und greift dabei meistens auf die Gesellschafterlisten zurück.

Daher gilt: bei jeder Veränderung bei den Gesellschaftern oder Geschäftsanteilen einer GmbH muss eine geänderte Gesellschafterliste zum elektronischen Handelsregister eingereicht werden. Folgen mehrere Veränderungen aufeinander, sollte darauf geachtet werden, dass die Gesellschafterlisten in der richtigen Reihenfolge im elektronischen Handelsregister hinterlegt werden. Um dies sicherzustellen, bietet es sich an, entweder in einem begleitenden Schreiben an das Registergericht die Reihenfolge festzulegen (wie im vom OLG Düsseldorf entschiedenen Fall), in den Gesellschafterlisten selbst die zeitliche Reihenfolge deutlich zu machen (z.B. durch Bezeichnung als „Liste 1“, „Liste 2“ usw. oder Uhrzeitangabe) oder aber mit der Einreichung der jeweils nachfolgenden Liste zu warten, bis die vorherige hinterlegt ist.