Formale Anforderungen an die GmbH-Gesellschafterliste

Die Gesellschafterlistenverordnung regelt seit Juli 2018 die formalen Anforderungen an die GmbH-Gesellschafterliste neu und sieht dabei die Aufnahme einer Veränderungsspalte vor. Eine Pflicht hierzu besteht jedoch nicht in jedem Fall.

Hintergrund

Der beteiligte Notar reichte für die GmbH die aktualisierte Gesellschafterliste zum Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg ein. Das Amtsgericht lehnte die Übernahme der Gesellschafterliste in das elektronische Handelsregister ab, da die erforderliche Veränderungsspalte fehle.

Der Beschluss des KG Berlin vom 26.03.2019, Az. 22 W 81/18

Das KG Berlin ist der Beschwerde des Notars gefolgt und hat das Amtsgericht Charlottenburg angewiesen, die Gesellschafterliste auch ohne Veränderungsspalte aufzunehmen. Denn auch nach Inkrafttreten der neuen Gesellschafterlistenverordnung (GesLV) sei nur im Rahmen von § 2 Abs. 2 GesLV vorgesehen, dass Veränderungen auch in der Veränderungsspalte kenntlich zu machen sind. Sehe die Gesellschafterlistenverordnung keine ausdrückliche Pflicht zur Eintragung der Veränderungen in der Veränderungsspalte vor, darf das Registergericht auch nicht verlangen, dass die Gesellschafterliste um eine (leere) Veränderungsspalte ergänzt werde.

Anmerkung

Den im elektronischen Handelsregister hinterlegten und dort frei abrufbaren Gesellschafterlisten kommt seit der Gesetzesänderung des MoMiG im Jahr 2008 eine immer größere Bedeutung zu. Neben ihrer Informationsfunktion,  kommt ihnen eine Legitimations- und Rechtsscheinwirkung zu. Denn nur wer als Gesellschafter einer GmbH eingetragen ist, kann auch als solcher handeln (§ 16 GmbHG). Daher ist nach Eintritt einer Änderung eine möglichst schnelle Aufnahme einer aktualisierten Gesellschafterliste wichtig. Und  Geschäftsführer (z.B. bei Vererbung, Einziehung o.ä.) oder Notar (z.B. bei Anteilsübertragungen, Umstrukturierungen u.ä.) sind nach Eintritt von Änderungen zur Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste verpflichtet.

Welchen formalen Anforderungen die Gesellschafterliste entsprechen muss, ist umstritten und hat in der Vergangenheit häufig zur Ablehnung der Listen durch die Registergerichte geführt. Mit Einführung der Gesellschafterlistenverordnung sollten einheitliche Richtlinien geschaffen und bestehende Unsicherheiten behoben werden. Dies ist nur zum Teil geglückt. Denn die Verordnung lässt den einreichungspflichtigen Notaren und Geschäftsführern weiterhin einen gewissen Spielraum. Insbesondere bei der Veränderungsspalte gibt es nur zwei Fälle – die Erstellung einer Bereinigungsliste und die Eintragung der bisherigen Nummerierung dabei – in denen die Veränderungsspalte zwingende aufzunehmen ist. Darüber hinaus „soll“ und „kann“ eine Veränderung in der Veränderungsspalte eingetragen werden. Solche Wahlmöglichkeiten innerhalb der Gesellschafterlistenverordnung bergen die Gefahr, dass auch zukünftig über die formalen Anforderungen einer Gesellschafterliste gestritten wird und das Risiko der Ablehnung der Gesellschafterliste weiterhin bestehen bleibt. Soll eine möglichst schnelle Aufnahme in das elektronische Handelsregister gesichert werden, empfiehlt es sich daher ggf. Kontakt mit dem zuständigen Handelsregister aufzunehmen, um zu klären, welche formale Anforderungen nach deren Praxis bestehen.