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Aufbewahrungspflichten nach der Liquidation

Bücher und Schriften einer GmbH sind nach Beendigung einer Liquidation mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch elektronische Speicherung ist möglich, sofern dies mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung vereinbar ist.

Der Beschluss des OLG Celle vom 22.01.2018, Az.: 9 W 8/18

Nach Abschluss einer Liquidation wurde ein Gläubiger zur Einsichtnahme in die Bücher und Schriften der liquidierten GmbH gemäß § 74 Abs. 3 GmbHG vom Registergericht ermächtigt. Hiergegen legte die Liquidatorin, die die Bücher und Schriften verwahrte, Beschwerde ein. Das OLG Celle hat die Beschwerde mangels ausreichenden Beschwerdewerts als unzulässig verworfen. Darüber hinaus hielt es die Beschwerde auch für unbegründet. Weder sei eine Beschränkung des Einsichtsrechts aufgrund besonderer Umstände ersichtlich. Noch sei der Einwand, die Bücher und Schriften lägen nicht in physischer, sondern nur in elektronischer Form vor, rechtlich erheblich.

Anmerkung

Der Beschluss befasst sich mit Fragen, die in der Praxis immer wieder relevant werden. Wie lange und in welcher Form müssen Unterlagen und Dokumente der Gesellschaft nach deren Liquidation aufbewahrt werden. Und wem steht das Recht zur Einsichtnahme in diese Unterlagen zu. Für die GmbH regelt dies § 74 Abs. 2 und 3 GmbHG.

Danach müssen alle Bücher und Schriften, einschließlich die der Liquidation aufbewahrt werden. Sie können auch in elektronischer Form vorgehalten werden, sofern dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Nicht möglich ist das z.B. bei Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüssen.

Zudem sind diese Unterlagen und Dokumente 10 Jahre beginnend mit der Übergabe an die zur Aufbewahrung bestimmte Person aufzubewahren. Dies kann entweder ein Gesellschafter oder ein Dritter sein. Bei einer Nachtragsliquidation beginnt die 10-Jahres-Frist außerdem erneut zu laufen. Zusätzlich ist bei der Berechnung der Frist § 257 HGB zu beachten: Es gilt die jeweils längere Frist, es sei denn die Frist nach § 257 HGB ist für bestimmte Dokumente zum Zeitpunkt der Liquidation bereits abgelaufen. Diese Dokumente müssen dann auch nicht nach § 74 Abs. 2 HGB aufbewahrt werden.

Gesellschafter sind per se zur Einsicht in die aufbewahrten Schriften und Bücher berechtigt; Gläubiger können von dem für die liquidierte GmbH zuständigen Gericht hierzu ermächtigt werden. Ein Gläubiger muss hierfür sein Gläubigerrecht und sein rechtliches Interesse an der Einsichtnahme glaubhaft machen. Das Gericht hat dann eine Interessenabwägung vorzunehmen. Dabei zu berücksichtigen wäre z.B., ob durch die Einsichtnahme Persönlichkeitsrechte Dritter beeinträchtigt werden. Derartige dem Einsichtsrecht entgegenstehende Gründe sah das OLG Celle in dem entschiedenen Fall nicht.

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