Unter welchen Voraussetzungen verfallen noch offene Urlaubsansprüche?

Der Jahreswechsel naht – höchste Zeit für Arbeitgeber, einen Blick auf offene Urlaubsansprüche zu werfen. Denn: Urlaub verfällt nicht automatisch.

Urlaubsplanung im laufenden Jahr: Pflicht des Arbeitgebers

Erholungsurlaub ist im laufenden Urlaubsjahr zu planen und zu nehmen. Nur wenn dringende, betriebliche oder persönliche Gründe einer Gewährung beziehungsweise der Inanspruchnahme des Urlaubs entgegenstehen, kann der restliche Urlaub auf die ersten drei Monate des Folgejahres übertragen werden. Was einfach klingt, verlangt vom Arbeitgeber jedoch die Erfüllung seiner sogenannten „Mitwirkungsobliegenheit“. So muss nach der Rechtsprechung des europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts der Arbeitgeber den Arbeitnehmer explizit in den Stand versetzen, Urlaub auch planen und nehmen zu können. Erforderlich ist hierfür, dass der Arbeitgeber „konkret und in völliger Transparenz dafür [sorgt], dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. […]“ (vgl. BAG 19.02.2019 – 9 AZR 423/16, Rn. 39 ff.).

Kein automatischer Verfall des Urlaubs

Unterbleibt dies, verfällt nicht genommener Urlaub nicht automatisch zum Jahresende bzw. zum 31.03. des Folgejahres. Denn nach der Rechtsprechung kann Urlaub nicht verfallen, wenn der Arbeitnehmer nicht in die Lage versetzt worden ist, diesen zu nehmen. Ein einmal erteilter Hinweis reicht nicht aus. Grundsätzlich ist jedes Jahr eine entsprechende Aufforderung (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) nötig. Diese muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub auch tatsächlich noch nehmen kann. Besonderheiten können sich etwa im Falle von Langzeiterkrankungen ergeben. Wer eine Übertragung des Urlaubs ins Folgejahr vermeiden will, muss jedoch grundsätzlich seiner Mitwirkungsobliegenheit nachkommen.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten daher aktiv werden und ihre Arbeitnehmer rechtzeitig, transparent, nachweisbar und hinreichend konkret auf den drohenden Urlaubsverfall hinweisen. Zudem sollte auch gleich zu Beginn des kommenden Jahres wieder ein entsprechender Hinweis in Bezug auf vorhandene Urlaubsansprüche – dies dann auch für das neue Jahr – ergehen, um für alle Fälle vorgesorgt zu haben.