Entgeltabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach – Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats

Arbeitgeber dürfen die Entgeltabrechnung in einem sicheren digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stellen. Hierfür sind Arbeitgeber nicht auf die Zustimmung der Arbeitnehmer angewiesen (BAG 28.01.2025 – 9 AZR 48/24). Die Einführung und das Unterhalten eines digitalen Mitarbeiterpostfachs, in dem der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung zur Verfügung stellt, unterliegt im Konzern der Mitbestimmung des Konzernbetriebsrats. Das hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen mit Urteil vom 10.02.2026 (Az. 9 Sa 575/23) entschieden.

Sachverhalt

Dem Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen liegt folgender Sachverhalt zugrunde: Eine konzernangehörige Arbeitgeberin führte per Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Mitarbeiterpostfach ein, über das sämtliche Personaldokumente, einschließlich Entgeltabrechnungen, bereitgestellt werden sollten; nach einer Übergangsfrist von neun Monaten entfiel der Papierversand. Die Abrechnungen werden in einem nicht veränderbaren Format in eine Cloud übertragen und von den Beschäftigten kennwortgeschützt abgerufen. Beschäftigten ohne Privatgerät wird Einsicht und Ausdruck durch den Arbeitgeber ermöglicht. Eine Verkäuferin widersprach der digitalen Bereitstellung und verlangte postalische Zusendung. Nach Ablauf der Übergangszeit erhielt sie keine Papierabrechnungen mehr und klagte auf Erteilung der Abrechnungen für März 2022 bis März 2023 in Papierform. Die Arbeitgeberin berief sich auf die Erfüllung in Textform durch Bereitstellung im digitalen Mitarbeiterpostfach. Die Konzernbetriebsvereinbarung sei als Rechtsgrundlage für die Einführung des digitalen Postfachs ausreichend.

Das Arbeitsgericht hat die Klage abgewiesen. Das Landesarbeitsgericht hat diese Entscheidung abgeändert, woraufhin das Bundesarbeitsgericht entschied, dass der Anspruch auf die Erteilung einer Entgeltabrechnung eine Holschuld sei, weshalb es genüge, dass der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstelle. Das Bundesarbeitsgericht verwies die Sache zurück an das Landesarbeitsgericht.

Entscheidungsgründe

Das Landesarbeitsgericht entschied, dass der Anspruch der Klägerin auf die Abrechnung des Entgelts gemäß § 108 Abs. 1 S. 1 GewO erfüllt worden sei, indem die Beklagte die Entgeltabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt habe. Mitbestimmungsrechtlich sieht das Landesarbeitsgericht das digitale Mitarbeiterpostfach als Bestandteil einer technischen Einrichtung i.S.v. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG an. Das verwendete Abrechnungs- und Informationssystem PAISY sei eine solche technische Einrichtung. Die Anbindung des digitalen Mitarbeiterpostfachs an PAISY stelle eine mitbestimmungspflichtige Erweiterung der technischen Einrichtung dar.

Das Mitbestimmungsrecht war durch den Konzernbetriebsrat auszuüben. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats ergebe sich aus technischen Erfordernissen. Denn das System werde als Ein-Mandanten-Lösung zentral verwaltet und betreffe mehrere konzernangehörige Unternehmen. Daher sei eine einheitliche Regelung für die Anbindung des digitalen Mitarbeiterpostfachs an PAISY erforderlich. Es sei unerheblich, ob einzelne Module auf örtlicher Ebene geregelt werden können. Eine Aufspaltung der Zuständigkeiten innerhalb eines Mitbestimmungstatbestands sei ausgeschlossen.

Hinweis für die Praxis

Das Landesarbeitsgericht schließt sich der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts an, dass die Bereitstellung der Entgeltabrechnung in einem sicheren digitalen Mitarbeiterpostfach zur Erfüllung des Anspruchs des Arbeitnehmers auf Abrechnung des Entgelts ausreicht. Wenn das System zur Bereitstellung der Entgeltabrechnung über ein digitales Unternehmenspostfach konzernweit eingeführt wird, ist der Konzernbetriebsrat das zuständige Mitbestimmungsgremium. Wegen des Erfordernisses einer einheitlichen Regelung gilt dies auch dann, wenn Teilfragen von örtlichen Gremien geregelt werden könnten.ko