Aktiengesellschaften und GmbHs

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1. Kann mit der Einberufung der Hauptversammlung aufgrund der Coronavirus-Pandemie gewartet werden?

a) Ja. Grundsätzlich gilt:

Der Vorstand ist gem. § 175 Abs. 1 S. 1 AktG zwar verpflichtet, die „ordentliche“ Hauptversammlung „unverzüglich“, d. h. ohne schuldhaftes Zögern (vgl. § 121 Abs. 1 S. 1 BGB), nach Eingang des Berichts des Aufsichtsrats nach § 171 Abs. 2 AktG einzuberufen. Aus dem Wortlaut folgt jedoch, dass ein Zuwarten mit der Einberufung im Einzelfall zulässig ist, wenn sachliche Gründe hierfür vorliegen. Die Coronavirus-Pandemie stellt einen solchen sachlichen Grund dar und rechtfertigt es, die Einberufung der Hauptversammlung so lange aufzuschieben, bis die Ansteckungsgefahr wieder auf ein vertretbares Maß gesunken ist.

Nichts anderes gilt im Hinblick auf den absoluten Endtermin nach § 175 Abs. 1 S. 2 AktG. Danach muss die Hauptversammlung spätestens acht Monate nach Ablauf des vergangenen Geschäftsjahres stattfinden. Für Europäische Aktiengesellschaften (SE) gilt gem. Art. 54 Abs. 1 S. 1 SE-VO sogar nur eine Sechs-Monatsfrist. Liegt ein gewichtiger Grund – wie die Coronavirus-Pandemie – für das Fristversäumnis vor, scheiden sowohl Zwangsgelder durch das Registergericht nach § 407 Abs. 1 AktG als auch Schadensersatzansprüche der Gesellschaft (§ 93 Abs. 2 AktG) oder von Aktionären nach Deliktsrecht gegen den Vorstand aus.

Die Fristüberschreitung zieht keine weiteren Rechtsfolgen nach sich (zur Amtszeit von Aufsichtsräten siehe Frage 6). Auch die Beschlüsse einer verspätet abgehaltenen Hauptversammlung sind wirksam, insbesondere stellt die Fristüberschreitung keinen Anfechtungsgrund dar. Die Wirksamkeit des Jahresabschlusses oder des Gewinnverwendungsbeschlusses bleibt unberührt.

Besteht kein erhöhtes Infektionsrisiko mehr, hat der Vorstand die Hauptversammlung unverzüglich einzuberufen.

b) COVID-19-Pandemie-Gesetz/COVID-19-GesR-Gesetz:

Nach § 1 Abs. 5 COVID-19-GesR-Gesetz kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entscheiden, dass die Hauptversammlung abweichend von § 175 Abs. 1 S. 2 „innerhalb des Geschäftsjahres“ stattfindet. Den Unternehmen wird dadurch die Möglichkeit eingeräumt, im Jahr 2020 eine Hauptversammlung auch nach der Acht-Monatsfrist abzuhalten, ohne Zwangsgelder fürchten zu müssen.

Die Fristverlängerung gilt nicht für die SE gilt. Hier bleibt es aufgrund des Vorrangs des Europarechts bei der zwingenden Sechs-Monatsfrist gem. Art. 54 Abs. 1 S. 1 SE-VO.

Hinsichtlich der Amtszeit von Aufsichtsratsmitgliedern ist zu beachten, dass weder die Fristen der §§ 102 Abs. 1, 120 Abs. 1 S. 1 AktG verlängert, noch die Zahl der für die wirksame Beschlussfassung erforderliche Zahl an Aufsichtsratsmitgliedern angepasst wurden. Um eine Beschlussunfähigkeit des AG-Aufsichtsrats (sowie eine gerichtliche Bestellung) zu vermeiden, ist von der eröffneten Möglichkeit der Online-Teilnahme oder der rein virtuellen Hauptversammlung (siehe Frage 7) Gebrauch zu machen und rechtzeitig der jeweilige Nachfolger zu wählen.

2. Kann eine bereits einberufene Hauptversammlung aufgrund der Coronavirus-Pandemie wieder abgesagt werden?

Ja. Wie die Überschreitung der Einberufungsfristen nach § 175 Abs. 1 AktG bzw. Art. 54 Abs. 1 SE-VO erfordert die Rücknahme der Einberufung jedoch einen sachlichen Grund. Die Gefahr einer Ansteckung der Organmitglieder und teilnehmenden Aktionäre mit Krankheitserregen wie dem Coronavirus kann einen Grund für die Absage der Hauptversammlung darstellen.

3. Wer ist für die Rücknahme der Einberufung zuständig?

Es ist stets derjenige zur Rücknahme berechtigt, der die Hauptversammlung einberufen hat. In der Regel ist dies der Vorstand (vgl. § 121 Abs. 2 S. 1 AktG).

Ist die Einberufung durch ein mehrköpfiges Organ (Vorstand, Aufsichtsrat) erfolgt, ist auch für die Rücknahme der Einberufung ein Organbeschluss erforderlich. Der Beschluss über die Rücknahme bedarf der einfachen Mehrheit. Die Rücknahme durch ein einzelnes Organmitglied scheidet aus. Dies gilt selbst dann, wenn die einzelne Person durch das Gesamtorgan zur Einberufung ermächtigt worden ist.

4. Was gilt bei einem Minderheitsverlangen gem. § 122 Abs. 1 S. 1 AktG?

Auch bei einer Hauptversammlung, zu der der Vorstand auf Verlangen einer Aktionärsminderheit gem. § 122 Abs. 1 S. 1 AktG eingeladen hat, gilt nichts anderes. Zwar ist der Vorstand grundsätzlich verpflichtet, bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 122 Abs. 1 S. 1 AktG, die Hauptversammlung einzuberufen. Er bleibt aber berechtigt und ist angesichts der aktuellen Ansteckungsrisiken ggf. sogar verpflichtet, die Einberufung rechtswirksam wieder zurückzunehmen.

Nur die von Aktionären nach gerichtlicher Ermächtigung gem. § 122 Abs. 3 AktG einberufene Hauptversammlung kann der Vorstand nicht absagen, weil die Rücknahmekompetenz nur dem jeweils Einberufenden zusteht. Der Aktionär kann aufgrund der gesellschaftsrechtlichen Treuepflicht verpflichtet sein, die Einberufung zum Schutz von Aktionären und Organmitgliedern zurückzunehmen oder von der Ermächtigung, sofern diese noch nicht ausgeübt wurde, vorerst keinen Gebrauch zu machen.

Kommt der Vorstand einem Antrag nach § 122 Abs. 1 AktG wegen der Coronavirus-Pandemie nicht nach, ist ein aufgrund dessen gestellter Antrag gem. § 122 Abs. 3 AktG rechtsmissbräuchlich und von dem Gericht zurückzuweisen.

5. Was ist bei der Rücknahme der Einberufung in formeller Hinsicht zu beachten?

Die Absage ist den Aktionären gegenüber zu erklären. Die Mitteilung ist dabei an keine bestimmte Form gebunden. Die Aktionäre sind jedoch möglichst effektiv zu unterrichten. Dies wird regelmäßig in der Form der Fall sein, in der auch die Einladung ausgesprochen worden ist.

Inhaltlich muss die Mitteilung unmissverständlich erkennen lassen, dass die einberufene Hauptversammlung zur vorgesehenen Zeit am vorgesehenen Ort nicht stattfinden wird.  Weiteren Anforderungen unterliegt die Mitteilung nicht. Es müssen insbesondere keine Gründe für die Rücknahme genannt werden, auch wenn dies gleichwohl zu empfehlen ist.

6. Was ist hinsichtlich der ggf. ablaufenden Amtszeit von Aufsichtsratsmitgliedern zu beachten?

§ 102 Abs. 1 AktG können Aufsichtsratsmitglieder nicht für längere Zeit als bis zur Beendigung der Hauptversammlung bestellt werden, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Nach § 120 Abs. 1 S. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung alljährlich in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahrs über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats. Verzögert sich die Beschlussfassung, gleich aus welchem Grund, führt dies nicht zu einer Verlängerung der Amtszeit. Das Aufsichtsratsmitglied scheidet vielmehr zu diesem Zeitpunkt von Gesetzes wegen automatisch aus dem Amt aus.

Sofern hierdurch die zur Beschlussfähigkeit nötige Zahl von Mitgliedern unterschritten wird (vgl. § 108 Abs. 2 AktG) kann der Beschlussunfähigkeit abgeholfen werden, indem der Vorstand, ein Mitglied des Aufsichtsrats oder ein Aktionär rechtzeitig bei Gericht einen Antrag nach § 104 Abs. 1 AktG auf Ergänzung des Aufsichtsrats stellt.

Durch das COVID-19-Pandemie-Gesetz/COVID-19-GesR-Gesetz wurden weder die Fristen der §§ 102 Abs. 1, 120 Abs. 1 S. 1 AktG verlängert, noch die Zahl der für die wirksame Beschlussfassung erforderliche Zahl an Aufsichtsratsmitgliedern angepasst wurden. Um eine Beschlussunfähigkeit des AG-Aufsichtsrats zu vermeiden, ist von der eröffneten Möglichkeit der Online-Teilnahme oder der rein virtuellen Hauptversammlung (siehe Frage 7) Gebrauch zu machen und rechtzeitig der jeweilige Nachfolger zu wählen.

7. Kann die Hauptversammlung auch ausschließlich „online“ durchgeführt werden?

a) Grundsätzlich: Nein. Zwar kann die Satzung nach Maßgabe des § 118 Abs. 1 S. 2 AktG vorsehen, dass Aktionäre mittels elektronischer Kommunikationsmittel an der Hauptversammlung teilnehmen (sog. „Online-Teilnahme“). Der Einsatz moderner Medien soll aber lediglich eine unterstützende Funktion einnehmen. An der Präsenzhauptversammlung führt weiterhin kein Weg vorbei.

b) COVID-19-Pandemie-Gesetz/COVID-19-GesR-Gesetz

Dem Vorstand wird (mit Zustimmung des Aufsichtsrats) die Möglichkeit eingeräumt, eine Hauptversammlung gänzlich ohne physische Präsenz der Aktionäre abzuhalten (sog. „virtuelle Hauptversammlung“). Voraussetzung hierfür ist, dass

  • die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgt,
  • die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung möglich ist,
  • den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt wird, sowie
  • den Aktionären die Möglichkeit zum elektronischen Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt wird.

Zudem liegt es im „pflichtgemäßem, freien Ermessen“ des Vorstands, welche Fragen er wie beantwortet. Insbesondere kann der Vorstand nunmehr vorgeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind (bspw. E-Mail-Adresse oder Kontaktformular auf der Website).

8. Was gilt diesbezüglich für die Gesellschafterversammlung der GmbH?

Bei entsprechenden Regelungen im Gesellschaftsvertrag sind rein virtuelle unstreitig zulässig. Im Übrigen bedarf es nach § 48 Abs. 2 GmbHG der Abhaltung einer Versammlung nicht, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen sich einverstanden erklären.

9. Sind Körpertemperaturscanner, Fiebermessen oder sonstige gesundheitsbezogene Zugangskontrollen aktuell ein probates Mittel, um Ansteckungsrisiken zu begegnen? Darf einem Aktionär mit respiratorischen Symptomen der Zugang verweigert oder dieser von der laufenden Hauptversammlung ausgeschlossen werden?

a) Grundsätzlich: Sowohl von gesundheitsbezogenen Zugangskontrollen als auch von einem Verweis von Aktionären etwa mit akuten respiratorischen Symptomen während der Hauptversammlung ist angesichts der damit einhergehenden Anfechtungsrisiken (Verletzung des Teilnahmerechts) dringend abzuraten. Zwar sind Zugangskontrollen, bei denen die Personen selbst und deren Gepäck nach gefährlichen Gegenständen kontrolliert werden, grundsätzlich zulässig. Sicherheitskontrollen müssen jedoch stets verhältnismäßig sein. Dies ist bei einer auf Krankheitssymptome (erhöhte Körpertemperatur, respiratorischen Symptome, Hautausschläge etc.) problematisch. Zudem ist jedenfalls die Kontrolle auf allgemeine Krankheitssymptome wie eine erhöhte Körpertemperatur oder Husten wenig sinnvoll, da bspw. Fieber generell nur ein Symptom für entzündliche Prozesse im menschlichen Körper darstellt und ebenso wie Husten unzählige andere Gründe haben kann. Darüber hinaus leiden infizierte oder bereits erkrankte Personen regelmäßig nicht zwingend an den gleichen Symptomen oder zeigen wegen einer längeren Inkubationszeit noch überhaupt keine Symptome. Neben diesen rein faktischen Bedenken auch die datenschutzrechtliche Zulässigkeit fraglich.

b) Empfehlung: Vor diesem Hintergrund sollte vielmehr von den nun nach dem COVID-19-GesR-Gesetz eröffneten Möglichkeiten einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch gemacht werden. Durch einen weitreichenden Ausschluss des Anfechtungsrechts soll dabei sichergestellt werden, dass Unternehmen nicht aufgrund technischer Unsicherheiten oder aus Angst vor Klagen diese Möglichkeit auch nutzen.

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