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Beschlüssen von Aufsichtsräten deutscher Aktiengesellschaften werden - genauso wie Sitzungen von Beiräten im eher mittelständischen Bereich - zunehmend oft in Telefon- oder Videokonferenzen gefasst. Das spart Zeit und Geld und ist vor allem dann praktisch, wenn ein Mitglied des Aufsichtsrats oder Beirats im Ausland oder am anderen Ende der Republik lebt. Was bedeutet das aber für die Vergütung der Aufsichts- und Beiräte?

In aller Regel erhalten die Mitglieder von Aufsichtsräten und Beiräten für die Teilnahme an Sitzungen ein Sitzungsgeld. Fraglich ist, ob das auch für die Teilnahme an Telefon- und Videokonferenzen gilt. In aller Regel gibt es dazu keine expliziten Regelungen in den Gesellschaftsverträgen oder Gesellschafter- und Hauptversammlungsbeschlüssen. Man könnte sich deshalb auf den Standunkt stellen, dass ein Sitzungsgeld nur bei körperlicher An-wesenheit aller Aufsichts- bzw. Beiräte an einem Ort anfällt. Denn eine „Sitzung" mit persönlichem Austausch ist eben etwas qualitativ anderes als eine Telefon- oder Videokonferenz. Man könnte auch vertreten, dass eine Telefon- oder Videokonferenz jedenfalls ab einer bestimmten Länge - von vielleicht 3 oder 5 Stunden - einer „Sitzung" entspricht. All das ist bisher rechtlich völlig ungeklärt. Einschlägige Rechtsprechung gibt es - soweit ersichtlich - noch nicht. Vorstände oder Geschäftsführer sollten deshalb vorsichtig sein, wenn sie den Mitgliedern des Beirats oder Aufsichtsrats „Sitzungsgeld" zahlen, obwohl „nur" eine Telefonkonferenz stattgefunden hat. Haben die Beiräte bzw. Aufsichtsräte darauf keinen Anspruch, macht sich der Geschäftsführer bzw. Vorstand u.U. selbst schadensersatzpflichtig.

Deshalb empfiehlt es sich, im Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss ausdrücklich zu regeln, ob - und ggf. unter welchen Voraussetzungen - auch für Telefon- oder Videokonferenzen des Beirats oder Aufsichtsrates ein (vielleicht geringeres) „Sitzungsgeld" zu zahlen ist. Denkbar sind etwa folgende Formulierungen:

1.    Ausdrückliche Einbeziehung von Telefon- und Videokonferenzen:

Die Mitglieder des Beirats/Aufsichtsrates erhalten für jede Teilnahme an einer Sitzung des Aufsichtsrates ein Sitzungsgeld i.H.v. xxx EUR. Dies gilt unabhängig davon, ob sie am Sitzungsort körperlich anwesend oder lediglich per Telefon oder auf andere Weise zugeschaltet sind, oder ob eine Präsenzsitzung oder lediglich eine Telefon- oder Videokonferenz des Beirats/Aufsichtsrats abgehalten wird.

2.    Ausdrücklicher Ausschluss von Telefon- und Videokonferenzen:

Die Mitglieder des Beirats/Aufsichtsrates erhalten für jede Teilnahme an einer Sitzung des Aufsichtsrates, bei der sie am Sitzungsort körperlich anwesend sind, ein Sitzungsgeld i.H.v. xxx EUR. Für die Teilnahme an Telefon- und Videokonferenzen oder für die bloße Zuschaltung zu einer Sitzung des Beirats / Aufsichtsrates per Telefon oder auf andere Weise, ohne selbst am Sitzungsort körperlich anwesend zu sein, erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrates kein Sitzungsgeld.

3.    Differenzierende Regelung bei der Höhe des Sitzungsgeldes:

Die Mitglieder des Beirats/Aufsichtsrates erhalten für jede Teilnahme an einer Sitzung des Beirats/Aufsichtsrates, bei der sie am Sitzungsort körperlich anwesend sind, ein Sitzungsgeld i.H.v. xxx EUR. Für jede Teilnahme an einer Telefon- oder Videokonferenz des Beirats/Aufsichtsrates oder für jede Teilnahme an einer Sitzung per Telefon oder auf andere Weise, ohne selbst am Sitzungsort körperlich anwesend zu sein, erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrates ein Sitzungsgeld in Höhe von xxx EUR.

Dr. Barbara Mayer

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